結婚式場の予約を上手に断る方法とは？注意点も紹介

結婚式場を選ぶ時には、複数の結婚式場をチェックすることはとても大切です。予算やプランナーさんとの相性などチェックをしていくときに、すでに予約をしているところを断る事に苦労する人は多いのではないでしょうか。「仮予約」や「本予約」それぞれの断り方や、断るときの守るべきルールや注意点について解説します。

仮予約で断る方法

仮予約とは、希望する挙式日時を一時的に確保して、他のカップルが予約できないようにするシステムです。式場によっては仮予約の時点で「仮予約キャンセル時にはキャンセル料がかかります」となっているところもあるので、最初に確認しておく必要があります。

また、仮予約が無料であっても、仮予約期間が終わったら本契約に自動で移行している可能性もあります。必ず仮予約の期間中に、本当にこの式場でよいのか、ふたりで相談しましょう。

仮契約のキャンセルをするときは、電話やメールで問題ありません。契約書にサインなどの必要がないため、わざわざ式場に出向く人は少ないです。また、式場へのキャンセルの電話をするときは、担当してくれたプランナー宛てにするとスムーズです。

予約のキャンセル理由について、プランナーからはキャンセルの理由を聞かれることが多いです。正直に理由を伝えることに、引け目を感じてしまうかもしれません。

しかし、プランナーは多くのカップルが、ほかの式場を比較していることを知っていますので、気にする必要はありません。また、結婚式場相談カウンターで他の式場に決めた場合には、カウンターより直接キャンセルの連絡を入れてくれるので、気持ち的な負担は減ります。

本予約で断るケースや断る方法

本予約とは、仮予約期間が終わり正式に結婚式場と契約を結ぶことです。契約内容の説明を受けて承諾し、書類にサインをして契約となります。本予約が交わされると、式場での専任プランナーが決まり、具体的な打ち合わせに入って行きます。

この段階に入ったらどんなことがあっても、キャンセルできないと思う人も多いかもしれませんが、そんなことはありません。キャンセルする時期によってキャンセル料が変わり、前日まで可能となっています。キャンセルする場合には、一度式場に行って解約する必要があります。

仮予約と違うことは、書面での契約をしているため、キャンセルする場合も書面でのやり取りが必要です。断る理由はそれぞれありますが、式場もキャンセルされたくないため、力を貸してくれようとします。

しかし、時間が経つほどキャンセル料は高くなるため、気持ちが固まった時点で、早めに連絡しましょう。どのような理由で本予約後に断ることがあるのか、断る方法とともに説明します。

親族の不幸

カップルにとって結婚式の準備も幸せな時間ですが、親族の不幸ともなると打ち合わせをしたり、招待状を送ったりすることもためらってしまいます。家庭の事情であることをしっかりと伝えることが必要でしょう。

他の式場でやることになった

人生一度の結婚式なので、妥協はしたくありません。本予約後にほかの式場の魅力にひかれて断ることもあります。具体的に何に魅力を感じたのかをしっかり伝えておかないと、追加のヒアリングや割引交渉に移ってしまいます。

両親から反対された

結婚式はカップルだけのものでなく、お互いの両親も関わり、招待する親族の住まいや体の不自由さで式場の立地を選ぶパターンも少なくありません。両親と共に話し合いを行いふたりも賛同したうえで、結果的に断ることになった事を伝えましょう。

断るうえで守るべきルールや注意点

断る上で必ず守るべきルールは、カップルで話し合って予約を断ることが決定したときには、なるべく早く連絡を入れることです。仮予約の場合には電話かメールで行い、本予約の場合は電話で連絡したあとに、キャンセルの署名にサインを行う必要があります。

プランナーに申し訳ないと考える必要はありません。一番失礼なのは、音信不通になることなので注意しましょう。また、結婚式を挙げるためにはお金がたくさんかかります。予約をキャンセルするときにお金がかかることを出来るだけ避けたいため、仮予約も本予約も、どの時点からキャンセル料がかかるのか確認しておきましょう。

また、そのキャンセル料金についても、予約する前にいつの期間にどれくらいかかるのか確認しておく必要があります。そして、契約書の中身をしっかり確認することが必要です。

書いてあっても契約したあとで注文をつけても「契約書に書いてあるから」と言われたら言い返しようがありません。ですので、予約状態によって条件はしっかりチェックしておきましょう。

まとめ

結婚式をするうえで、結婚式場を決めることは一番重要なことです。式場としてはせっかく契約したカップルが断ってきたとき、どうにかして自分たちの式場で結婚式を挙げて欲しいと様々な方法で勧誘してきます。

しかし、断りづらいからといって妥協した式場で結婚式を挙げることは、おすすめしません。人生に一度の大イベントであり、ふたりにとって素敵な思い出として残して欲しいため、本当に気に入った式場を選んでください。

そのためには仮予約と本予約をしていたとき、ほかの式場に変えたいと思った場合にどうすればよいのかしっかり知っておきましょう。